El mejor ayudante con el que puedes contar en el momento en el que tengas alguna actividad, proyecto o evento a desarrollar, es tu agenda. Y los pasos que puedes seguir para aprender a organizar tu agenda son los siguientes:
1. Definir exactamente el proyecto que debes realizar, con lujo de detalles. Dibujar un mapa mental puede ser lo más recomendable, para lograr una visión más clara del total del proyecto y lograr mayor productividad.
2. Desglósalo el proyecto en tareas pequeñas que puedan ser realizadas independientemente y que incluso puedas delegar de ser posible.
3. Ordénalas las tareas de forma jerárquica y calcula los tiempos necesarios para cada una de ellas.
4. Anota en tu agenda la primera tarea de tu lista y si para ella tienes calculados 3 días de trabajo, por ejemplo, en el cuarto día anota la segunda tarea, y así sucesivamente.
5. Dedícate por entero, en los momentos que tengas destinados para este proyecto a la tarea número uno de tu lista. Si logras terminarla antes de los días que tenías planeados, habrás ganado tiempo para lo que sigue.
6. Calcula tus tiempos de manera que termines el proyecto antes del tiempo en el que es requerido, para que puedas revisar calmadamente, si todo ha sido concluido como lo planeaste. En caso de alguna omisión o problema, tendrás todavía tiempo para solucionarlo.
7. No te adelantes con tu lista a menos que dentro de ella tengas planeado conseguir algo y se te presente la oportunidad de obtenerlo antes de tiempo, en tal caso no lo dejes pasar, soluciónalo de una vez.
8. En caso de poder delegar alguna de las tareas, ahorrarás tiempo en conseguir tu objetivo. Sigue el mismo orden de jerarquía de tu lista al delegar tareas.
9. Lleva tu agenda siempre contigo y apunta en ella todas las ideas que surjan, todo lo que recuerdes que no habías anotado en tu planeación. Cuando vas manejando se te vienen a la mente muchas cosas, yo te recomiendo que lleves siempre una grabadora de mensajes que te permitirá captar esa idea que le puedes añadir a tu proyecto, y llegando a tu oficina o al hogar, la anotarás en tu agenda y en tu lista.
10. Revisa continuamente tu mapa mental y tu lista de tareas, para atacar todos los puntos hasta el último detalle.
